Rahmenvereinbarungen erleichtern wiederkehrende Beschaffungen. Ihr Nutzen hängt davon ab, ob Bedarf, berechtigte Auftraggeber, Höchstvolumen und Abrufregeln von Anfang an klar festgelegt sind. Für Unternehmen sind insbesondere Bindung, Preisentwicklung und die Frage wichtig, ob tatsächlich bestimmte Mengen abgenommen werden müssen.
Bedarf, Schätzmenge und Höchstvolumen
Eine Rahmenvereinbarung legt Bedingungen für spätere Einzelaufträge fest. Das voraussichtliche Auftragsvolumen ist nach § 21 VgV so genau wie möglich zu ermitteln und bekannt zu geben. Schätzwerte, Höchstmenge beziehungsweise Höchstwert und eine etwaige verbindliche Mindestabnahme sind unterschiedliche Angaben und sollten nicht vermischt werden.
Die unionsrechtliche Rechtsprechung verlangt bei den erfassten Rahmenvereinbarungen eine transparente Begrenzung des Abrufvolumens. Wird die festgelegte Grenze erreicht, darf nicht ohne weitere vergaberechtliche Prüfung einfach weiter abgerufen werden. Optionen und mögliche Erweiterungen gehören deshalb bereits in die Vorbereitung.
Wer darf abrufen und wer darf liefern?
Einzelaufträge dürfen nach § 21 Absatz 2 VgV nur zwischen den hierfür bezeichneten Auftraggebern und den Unternehmen vergeben werden, die bei Abschluss des Einzelauftrags Vertragspartei der Rahmenvereinbarung sind. Eine nachträgliche freie Öffnung für beliebige Stellen oder zusätzliche Lieferanten ist damit nicht vorgesehen.
Bei Einkaufskooperationen und zentralen Beschaffungsstellen ist der Kreis der Nutzer so zu bestimmen, dass Unternehmen den Umfang ihrer möglichen Bindung erkennen können. Intern sollten Abrufberechtigungen, Zuständigkeiten und eine Kontrolle des ausgeschöpften Volumens eingerichtet werden.
Ein Partner, mehrere Partner und Miniwettbewerb
Bei einer Rahmenvereinbarung mit einem Unternehmen richten sich Einzelaufträge nach den vereinbarten Bedingungen. Bei mehreren Unternehmen kann ein Abruf ohne erneuten Wettbewerb nur nach den dafür festgelegten objektiven Regeln erfolgen, wenn die notwendigen Bedingungen bereits feststehen.
Sind nicht alle Bedingungen festgelegt, kommt ein erneuter Wettbewerb zwischen den Rahmenvertragspartnern in Betracht. Auch eine Kombination verschiedener Abrufmethoden ist nur im gesetzlich vorgesehenen und zuvor bekannt gemachten Rahmen möglich. Auswahl, Angebotsfrist, Kriterien und Zuschlagsentscheidung müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.
Laufzeit, Preise und Vertragsänderungen
Nach § 21 Absatz 6 VgV beträgt die Laufzeit grundsätzlich höchstens vier Jahre; ein längerer Zeitraum setzt einen im Gegenstand begründeten Sonderfall voraus. Für andere Regelwerke, etwa die SektVO, gelten eigene Vorgaben. Laufzeit der Rahmenvereinbarung und Laufzeit eines zulässigen Einzelauftrags sind getrennt zu betrachten.
Preisgleitklauseln, Indexierungen, Kündigungsrechte und Leistungsoptionen sollten vorab eindeutig geregelt werden. Spätere wesentliche Änderungen können eine neue Vergabe erfordern. Ein Rahmenvertrag ist kein allgemeiner Freibrief für zusätzliche Leistungen außerhalb seines ursprünglich ausgeschriebenen Umfangs.
Alternative: dynamisches Beschaffungssystem
Für marktübliche Leistungen kann ein dynamisches Beschaffungssystem nach §§ 22 ff. VgV eine Alternative sein. Es wird vollständig elektronisch betrieben und steht während seiner Laufzeit neuen Unternehmen offen, die die Eignungskriterien erfüllen. Ihre Zahl darf nicht begrenzt werden; der Zugang ist für Unternehmen kostenlos.
Anders als beim grundsätzlich geschlossenen Kreis der Rahmenvertragspartner kann sich der Teilnehmerkreis damit verändern. Ob dieses Instrument zum Bedarf passt, hängt insbesondere von Markt, Standardisierbarkeit der Leistungen und den Ressourcen für wiederkehrende Einzelvergaben ab.
Typische Fragen aus der Praxis
- Mehrere Einrichtungen sollen aus einer gemeinsamen Rahmenvereinbarung abrufen.
- Das ausgeschriebene Höchstvolumen ist beinahe erreicht, obwohl die vorgesehene Laufzeit noch nicht abgelaufen ist.
Häufige Fragen
Garantiert eine Rahmenvereinbarung einen bestimmten Umsatz?
Nur wenn eine entsprechende verbindliche Abnahmeverpflichtung vereinbart ist. Eine Schätzmenge allein ist nicht automatisch eine Mindestabnahme.
Darf der Auftraggeber nach Erreichen der Höchstmenge weiter bestellen?
Eine Fortsetzung braucht eine eigenständige rechtliche Prüfung. Die ausgeschriebene Begrenzung darf nicht durch laufende Abrufe umgangen werden.
Können nachträglich neue Anbieter aufgenommen werden?
Bei einer Rahmenvereinbarung grundsätzlich nicht beliebig. Ein dynamisches Beschaffungssystem ist gerade für einen während der Laufzeit offenen Teilnehmerkreis ausgestaltet.
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Weiterführende Themen
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Stand: 1. November 2026.
Quellen und Rechtsgrundlagen: § 21 VgV – Rahmenvereinbarungen; § 22 VgV – Dynamische Beschaffungssysteme; § 132 GWB; EuGH, C-23/20 – Simonsen & Weel.
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