KI im Vergabeverfahren und Beschaffung von KI-Systemen

Künstliche Intelligenz kann Vergabestellen und Unternehmen beim Strukturieren von Unterlagen, beim Formulieren und beim Auswerten von Informationen unterstützen. Gleichzeitig beschaffen öffentliche Auftraggeber KI-Systeme für eigene Aufgaben. Beide Situationen erfordern unterschiedliche Prüfungen: den Einsatz eines Hilfsmittels im Verfahren und die Vergabe eines Auftrags über eine KI-Leistung.

KI als Hilfsmittel der Vergabestelle

Eine automatisch erzeugte Zusammenfassung kann Arbeit erleichtern, aber auch Anforderungen übersehen oder Aussagen erfinden. Für die vergaberechtliche Entscheidung bleibt der Auftraggeber verantwortlich. Prüfmaßstäbe müssen aus den bekannt gegebenen Anforderungen und Zuschlagskriterien folgen. Eine KI darf keine verdeckten zusätzlichen Kriterien einführen.

Vor einem Einsatz sollte festgelegt werden, welche Arbeitsschritte das System unterstützt, wer die Ergebnisse prüft und wie Abweichungen dokumentiert werden. Bei einer unterstützten Angebotswertung müssen die entscheidungserheblichen Gründe nachvollziehbar bleiben. Eine ungeprüfte Übernahme automatisch erzeugter Punkte oder Ausschlussempfehlungen ist keine tragfähige Entscheidungsgrundlage.

Angebote und Geschäftsgeheimnisse schützen

§ 5 VgV schützt die Vertraulichkeit im Vergabeverfahren. Vollständige Angebote, Kalkulationen oder personenbezogene Angaben sollten daher nicht ohne Prüfung in externe KI-Dienste hochgeladen werden. Zu klären sind insbesondere Zugriffsrechte, Speicherfristen, die Verwendung zu Trainingszwecken, Unterauftragnehmer und die Bedingungen für eine Löschung.

Für die Organisation empfiehlt sich eine verbindliche Regelung zu freigegebenen Werkzeugen und zulässigen Daten. Eine Anonymisierung muss tatsächlich wirksam sein; das Entfernen eines Firmennamens genügt nicht, wenn Preislisten oder technische Einzelheiten den Bieter weiterhin erkennen lassen.

KI bei der Angebotserstellung

Auch Bieter können KI zur Vorbereitung ihrer Unterlagen nutzen. Sie bleiben jedoch für richtige Erklärungen, belastbare Referenzen, erfüllbare Leistungszusagen und die fristgerechte Abgabe verantwortlich. Generierte Zertifikate, erfundene Projekterfahrungen oder widersprüchliche Angaben können erhebliche Folgen haben. Die Vergabeunterlagen können zusätzliche Vorgaben zur Nutzung oder Offenlegung von Hilfsmitteln enthalten.

KI-Systeme ausschreiben

Bei der Beschaffung sollte zunächst der konkrete Einsatzzweck beschrieben werden. Statt allgemein eine „KI-Lösung“ zu verlangen, sind erwartete Ergebnisse, Einsatzgrenzen, benötigte Daten und überprüfbare Qualitätsmaßstäbe festzulegen. Tests sollten typische und kritische Fälle abdecken. Entscheidend ist, wie das System im vorgesehenen Umfeld arbeitet, einschließlich der Fehler, mit denen Anwender rechnen müssen.

• Welche Daten und Nutzungsrechte benötigt das System?
• Wie werden Qualität, Fehlerquoten und mögliche Benachteiligungen geprüft?
• Welche Eingriffe, Kontrollen und Abschaltmöglichkeiten haben Menschen?
• Welche Dokumentation und Protokolle stehen dem Auftraggeber zur Verfügung?
• Wie werden Modelländerungen, Sicherheitsvorfälle und Leistungsverschlechterungen behandelt?
• Wie können Daten und Prozesse bei einem Anbieterwechsel übernommen werden?

KI-Verordnung: Rolle, Risikoklasse und Anwendungszeitpunkt

Ob besondere Pflichten greifen, hängt vom System, seinem Verwendungszweck und der Rolle des Beteiligten ab. Ein öffentlich eingesetztes System ist nicht allein deshalb automatisch ein Hochrisiko-KI-System. Neben der Einordnung nach der KI-Verordnung sind Datenschutz, Geheimnisschutz und die jeweiligen fachgesetzlichen Grenzen zu beachten.

Nach der im Juli 2026 geänderten KI-Verordnung gelten die zentralen Vorschriften für die Hochrisiko-Anwendungsfälle des Anhangs III grundsätzlich ab 2. Dezember 2027, für die produktbezogenen Hochrisiko-Systeme nach Art. 6 Abs. 1 und Anhang I ab 2. August 2028. Andere Vorgaben, darunter Transparenzpflichten für bestimmte Systeme und Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz, sind bereits anwendbar. Übergangsregeln und der einzelne Pflichtentatbestand müssen gesondert geprüft werden; die späteren Hochrisikofristen sind keine allgemeine Freistellung für heutige KI-Nutzung.

Verträge auf den Einsatzfall abstimmen

Die EU-Kommission stellt Mustervertragsklauseln für die öffentliche Beschaffung von KI bereit, darunter Fassungen für Hochrisiko-KI und eine anpassbare leichtere Fassung. Diese Materialien können bei der Vertragsgestaltung helfen. Sie ersetzen aber weder die Einordnung des Systems noch die Anpassung an die seit ihrer Veröffentlichung geänderte Rechtslage.

Im konkreten Vertrag sollten Verantwortlichkeiten, Daten- und Nutzungsrechte, Prüf- und Informationsrechte, Pflege, Änderungen und Beendigung zusammenpassen. Bei laufenden Verträgen ist außerdem zu prüfen, ob die Einführung neuer KI-Funktionen eine vergaberechtlich relevante Auftragsänderung darstellt.

Beratung zu KI und öffentlicher Beschaffung

Sie möchten eine Beschaffung vorbereiten, Vergabeunterlagen prüfen oder ein Angebot rechtlich absichern? Über unser Kontaktformular können Sie uns Ihr Anliegen und laufende Fristen mitteilen.

Stand: 1. November 2026; berücksichtigt sind die Änderungen der KI-Verordnung vom Juli 2026.

Quellen und Rechtsgrundlagen: § 5 VgV – Vertraulichkeit; § 127 GWB – Zuschlag; KI-Verordnung – geltende Fassung; EU-Kommission: Art. 113 und Anwendungsfristen; EU-Kommission: Art. 4 – KI-Kompetenz; EU-Mustervertragsklauseln für die KI-Beschaffung.

Weitere Grundlagen und Praxisthemen finden Sie in unserer Übersicht zum Vergaberecht.