Checkliste für Vergabestellen: Beschaffung vorbereiten und dokumentieren

Diese Checkliste strukturiert die rechtliche und organisatorische Vorbereitung einer Vergabe. Sie sollte gemeinsam mit Fachbereich, Vergabestelle und den für Finanzen sowie Vertrag zuständigen Personen bearbeitet werden. Dokumentieren Sie bei jedem Schritt die Entscheidung, ihre Grundlage und die verantwortliche Person.

1. Bedarf, Finanzierung und Rechtsrahmen

• Beschaffungsziel, Leistungsumfang, Nutzerbedarf und verfügbare Mittel festlegen.
• Auftraggebereigenschaft und Anwendungsbereich des Vergaberechts prüfen.
• Liefer-, Dienstleistungs-, Bauauftrag oder Konzession zutreffend einordnen.
• Nettoauftragswert einschließlich Optionen und relevanter Laufzeiten nachvollziehbar schätzen.
• EU-Schwellenwert, Landesrecht, eingeführte Verfahrensordnung und Förderauflagen bestimmen.
• Vergabezeitplan mit internen Freigaben, Informationspflichten und möglichen Verzögerungen erstellen.

2. Markt und Verfahrensgestaltung

• Markterkundung durchführen, soweit für Bedarf, Kosten oder Alternativen erforderlich; Ergebnisse festhalten.
• Interessenkonflikte und mögliche Vorbefassung beteiligter Unternehmen prüfen.
• Verfahrensart wählen und erforderliche Ausnahmegründe belastbar dokumentieren.
• Teil- und Fachlose sowie Voraussetzungen einer Zusammenfassung prüfen.
• Rahmenvereinbarung, dynamisches Beschaffungssystem oder andere Instrumente auf Eignung für den Bedarf prüfen.
• Erforderliche Bekanntmachung und vollständigen elektronischen Zugang zu Unterlagen vorbereiten.

3. Unterlagen und Vertrag

• Leistung eindeutig, vergleichbar und nach den gesetzlichen Vorgaben wettbewerbsoffen beschreiben.
• Mindestanforderungen, technische Nachweise und zulässige Alternativen festlegen.
• Eignungskriterien und Nachweise verhältnismäßig auswählen und ordnungsgemäß bekannt machen.
• Zuschlagskriterien, Gewichtung, Bewertungsmaßstab und erforderliche Angebotsbestandteile abstimmen.
• Wertungsmodell mit fiktiven Angeboten auf Rechenfehler und unerwünschte Effekte prüfen.
• Vertragsbedingungen, Preise, Termine, Abnahme, Haftung und Änderungsoptionen auf Widersprüche prüfen.
• Nachhaltigkeits-, Tariftreue-, Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen konkret zuordnen.

4. Kommunikation und Prüfung

• Einheitlichen Kommunikationsweg und Verantwortlichkeit für Bieterfragen sicherstellen.
• Erhebliche Unterlagenänderungen auf erforderliche Fristverlängerungen prüfen.
• Eingang und Öffnung von Angeboten regelkonform organisieren und dokumentieren.
• Formprüfung, Eignung, Ausschlussgründe, Preisaufklärung und Wertung sachlich unterscheiden.
• Im offenen VgV-Verfahren die aktuelle Regel des § 42 Absatz 4 zur Reihenfolge beachten.
• Nachforderungen nach dem einschlägigen Regelwerk und einheitlichen Maßstäben durchführen.
• Wertungsentscheidungen anhand der vorab festgelegten Kriterien nachvollziehbar begründen.

5. Vor dem Zuschlag

• Finanzierung, Freigaben und Ergebnis der Vergabeprüfung kontrollieren.
• Erforderliche Registerabfragen und Nachweise abschließen.
• Vorabinformation und Wartefrist prüfen, soweit gesetzlich vorgesehen.
• Offene Rügen und etwaige Nachprüfungsverfahren erfassen; Zuschlagsverbote beachten.
• Vertragsfassung mit dem bezuschlagten Angebot und den bekannt gemachten Bedingungen abgleichen.
• Bekanntmachungs-, Statistik- und Aufbewahrungspflichten bestimmen.

6. Vertragsdurchführung und spätere Änderungen

Übergeben Sie eine vollständige Vertrags- und Vergabeakte an die ausführungsverantwortliche Stelle. Überwachen Sie Termine, Abrufe, Höchstvolumen, Preisregelungen und Nachweise. Optionen sollten rechtzeitig und entsprechend den vereinbarten Bedingungen ausgeübt werden.

Zusatzleistungen, Laufzeitverlängerungen, Preisänderungen und Auftragnehmerwechsel sind vor Umsetzung auf ihre vergaberechtliche Zulässigkeit zu prüfen. Eine vertragliche Einigung ersetzt die Prüfung einer möglichen neuen Ausschreibungspflicht nicht. Förderrechtliche Zustimmungspflichten können daneben bestehen.

Häufige Fragen

Ersetzt ein abschließender Vergabevermerk die laufende Dokumentation?

Nein. Wesentliche Entscheidungen und deren Gründe sollten zeitnah nachvollziehbar festgehalten werden. Die Abschlussdokumentation führt diese Informationen zusammen.

Müssen alle Verfahren dieselbe Prüfreihenfolge haben?

Nein. Regelwerk und Verfahrensart sind maßgeblich. Für offene Verfahren enthält § 42 Absatz 4 VgV inzwischen eine besondere Regel zur Angebotsprüfung vor der Eignungsprüfung.

Kann die Checkliste bei Förderprojekten verwendet werden?

Ja, als Ausgangspunkt. Die konkreten Nebenbestimmungen und Vorgaben des Förderprogramms müssen zusätzlich eingearbeitet werden.

Beratung und Kontakt

Sie möchten die Anforderungen Ihres Vorhabens oder eines laufenden Vergabeverfahrens prüfen lassen? Über unser Kontaktformular können Sie uns Ihr Anliegen, die Verfahrensnummer und laufende Fristen mitteilen.

Kontakt aufnehmen

Weiterführende Themen

• Vergaberecht für öffentliche Auftraggeber
• Angebotswertung
• Fördermittel, Zuwendungsrecht und Vergabepflichten
• Nachträge und Vertragsänderungen
• Glossar Vergaberecht: Begriffe verständlich erklärt

Stand: 1. November 2026.

Quellen und Rechtsgrundlagen: § 8 VgV – Dokumentation; § 42 VgV – Prüfungsreihenfolge; § 134 GWB – Information und Wartefrist; § 132 GWB – Vertragsänderungen.

Alle Themen zum Vergaberecht · Checklisten und Service